Timelapsed Roof from Max Raschke on Vimeo.

Ich bin froh und stolz, dass wir nach nunmehr circa einem Jahr Arbeit mit mitstreiter-berlin.de online gegangen sind. Wir bieten Konfliktmanagement und Mediation an und ich lade euch ein, euch die Seite anzuschauen und uns Feedback zu senden.

Die Fähigkeit, die Software ohne Aufwand über verschiedene Rechner und Plattformen zu synchronisieren und demnächst jetzt auch als iPhone App nutzen zu können, stellt für mich eine der Vorraussetzungen für ein funktionierendes GTD System dar.

Funktionen

Neben der Synchronisation mit dem Wunderkinderserver funktioniert die Software wie viele gängige Listenmanager.

Ein ToDo kann ein Fälligkeitsdatum bekommen und als wichtig markiert werden.

Die Entwickler haben sich Mühe gegeben, das Interface ansprechend und übersichtlich zu gestalten. In der Standardansicht findet man neben der ToDo Liste einen Bereich, indem man die “Inbox” wiederfindet und weitere Listen erstellt und angesehen werden können.

Im unteren Bereich gibt es Buttons, um schnell zu allen Markierten oder bald ablaufenden Aufgaben zu gelangen.

Man kann die meisten Funktionen über Keyboardshortcuts erreichen.

Was ich noch vermisse

Obwohl die Software seit gestern erst als Beta zur Verfügung gestellt wurde, habe ich hier schon die ersten zwei kleinen Wünsche:

• Notizen (oder sogar Dateien & E-Mails) an ToDos anhängen
• Shortcut, um ToDos zu erstellen, wenn die Software im Hintergrund läuft

Eure Meinung?

Wenn Ihr Eindrücke von der Software gewinnen konntet, berichtet doch mal in den Comments.

Max

Burn – Brennsoftware, die wenig Wünsche offen lässt

VLC – Allround Medien-Abspieler

Think – hatte ich schonmal als ‘anti Procrastination Software’ vorgestellt

Mediathek, welches auch neulich beim fscklog vorgestellt wurde.

Firebug – als Webentwickler ist dieses Firefox Plugin unabdingbar. Man kann auf jeder Website einfach das CSS anpassen und rumspielen.

Dropbox – sehr einfach Dateien zwischen mehreren PCs synchron halten oder einfach online zugreifen
Cyberduck – FTP Software
Letterbox Plugin um die dreispaltige Ansicht in Mail zu aktivieren
Adium – Instant Messanger
Skype – Instant Messanger
Transmission – BitTorrent Client
UnrarX – Pack-, und Entpack Software
Firefox – Browser
NetNewsWire – RSS Feed Reader
Growl – Benachrichtigungen über neue Events

Was ich klasse fand, innerhalb von weniger als 2h hatte ich ein komplett funktionierendes Betriebssystem mit jeder Software, die ich brauche. Als ich neulich einen Windows XP Laptop neu aufsetzte, war ich allein 4h mit den Updates zu gange.

Procrastination from ism studios on Vimeo.

via Nerdcore

Ich benutze GoogleCalendar und habe vor, es mit meinem iPhone (os4.1) zu syncen. Leider synchronisiert er nur den ersten Kalender von ca. 10 auf das Handy. Wenn ich neue Events erstelle, kann ich nur in diesen Kalender schreiben.

Nach meiner Recherche kam ich zu diesen Link, unter welchem man die Kalender auswählen kann, die synchronisiert werden sollen.

Leider funktioniert es trotzdem nicht. Wenn ich rausfinde, wie es geht, melde ich euch.

Max

#01: Alix Perez – Fade Away (shogun audio)
#02: Mosus – heavier than heaven (nu directions)
#03: Alix Perez – solitary native (shogun limited)
#04: Logistics – reality checkpoint (hospital records)
#05: Artificial Intelligence – bloodlines (widescreen recordings)
#06: Beta2 & Zero Tolerance – perseverance (liquid v)
#07: Ghostface Killah & Neyo – Back Like That (Remix) (white label)
#08: Q-Project – bang out (creative source)#09: Logistics – blackout (hospital records)
#09: Jenna G & Kabuki – rock this style (liquid v)
#10: Nu:Tone – Countdown (hospital records)
#11: Seba & Robert Manos – heaven sent (soul:r)
#12: Cyantific – pulse 101 (hospital records)
#13: Nosliw – immer wieder hörn (have a break records)
#14: Dub Tao & Donnie Dubson – zero gravity (have a break records)
#15: Shy FX & T-Power – feelings (digital soundboy)
#16: Total Science & MC Contrad – soul patrol (cia records)
#17: Bungle & Index – forgotten souls (hospital records)
#18: X-Plorer & Dee’pulse (feat. Kabuki) – KXD (precision breakbeat research)
#19: Influx UK – shine (formation records)
#20: DJ Fresh – gold dust vip (whitelabel)
#21: music sounds better with you (remix) (whitelabel)

Download

AFOL A Blocumentary from AFOL on Vimeo.

Um in einer Gruppe einen Termin zu finden bietet sich das Online Tool Doodle an. Man trägt online nur noch die Tage ein, an denen man in einem vorher vom Starter bestimmten Zeitraum kann und hat am Ende eine einfache Übersicht mit den Übereinstimmungen.

Erfahrungsgemäß gibt es im Umgang mit Doodle häufig Probleme bei Menschen, die nicht so “Online” bzw. technikaffin sind. Um Problemen vorzubeugen stelle ich ein paar Regeln auf um euch die Zusammenarbeit beim Terminfinden leichter zu machen.

Doodle sollte meiner Meinung nach das -im Kreis sitzen und Kalender gegeneinander vergleichen- ersetzen. Oft wird im herkömmlichen Terminfindungsprozess wertvolle gemeinsame Zeit nur damit vergeudet, einen nächsten Termin zu finden, was im Fall oft zu etwas Frust führt. Es kommt immer noch ein Spätzünder, der sich erst dann meldet, wenn alle mit einem Termin einverstanden sind, um zu bekunden, dass es ihm oder ihr an gerade diesem Tag nicht passen würde. Am schlimmsten sind solche Abstimmungen per E-Mail mit mehr als 3 Teilnehmern. Schrecklich!

Um Doodle erfolgreich einzusetzen,

#1 immer erklären, was Doodle ist

Jedem sollte klar sein, dass Doodle oder andere Kollaborationstools dazu dienen, effektiv einen Termin zu finden. Es nicht meist nicht wichtig als Ergebnis eines Meetings oder einer Sitzung einen weiteren Termin zu finden.

#2 sich das “okay” abholen, dass Doodle genutzt wird

Die tollste Doodle Umfrage wird müßig, wenn in einer Gruppe jemand nicht bereit ist, das Tool zu nutzen. Oft hilft es, nochmal zu erklären, was es ist. Die investierte Zeit könnte es wert sein. Ansonsten würde ich abwägen und bei einer nicht allzu großen Gruppe vielleicht wieder klassisch abstimmen.

#3 ein Zeitlimit setzen

Wenn du eine Doodle Umfrage startest, mache jedem klar, dass in drei Tagen ein Termin feststehen soll. Es bringt nichts, wenn zwischen dem Ersten, der sich einträgt und dem Letzten zwei Wochen vergehen. Bis dahin hat der Erste seinen kompletten Terminkalender umgestellt. Neulich kam die Frage von einer Freundin: “Ich habe doch jetzt im Doodle gesagt, dass ich an dem Tag Zeit habe; Muss ich mir den Tag jetzt frei halten?” Natürlich ist das Quatsch und hier wurde sich zu viel Zeit gelassen bzw. der Termin wurde nicht richtig kommuniziert.

#4 die Ergebnisse kommunizieren

Steht ein Termin fest, so kommuniziere ihn über E-Mail oder Telefon. Sollte eine Umfrage nicht zum gewünschten Ergebnis führen und es gibt keine tollen Übereinstimmungen, so erneuer die Umfrage und erhöhe den Zerteilungsgrad der Zeiträume (ein Tag wird somit in Zeitschlitze geteilt, in die der Termin passen würde). So erhöht sich die Wahrscheinlichkeit noch einmal Übereinstimmungen zu finden.

Wird fortgeführt…

Wie bei so vielen Diensten im Internet kann man sich auch bei Doodle einen eigenen Account erstellen. Das tolle, man kann somit seinen elektronischen Terminkalender mit Doodle abgleichen und erspart sich somit das lästige anhaken der passenden Termine.

Ich werde das Feature demnächst testen und in Teil 2 genauer erläutern und meine Erfahrungen kundtun.

Wenn man all seine Aufgaben, Ideen und Informationen durch das Sammeln in sein System geschleust hat, muss man die Informationsflut auch irgendwann verarbeiten, damit lösbare Aufgaben (nach David Allen die next actions) daraus werden. Dies geschieht in der Wochendurchsicht (DA weekly review).

Für das leeren der Inboxen gibt es vier klare Regeln, die nicht gebrochen werden dürfen und deren Einhaltung ein Erfolgsfaktor bei der Umsetzung von GTD ist.

1. Du darfst nie etwas zurück in deine Inbox legen
…nie!

2. Minimiere deine Inboxen
…und gehe bewusst damit um. Wenn du zuhause keine Ablage für Briefe und Ideen hast, lege eine an. Je weniger Inboxen du hast, desto mehr übersicht wirst du haben. Beispiel: Deine Tasche und dein Geldbeutel oder deine Hosentaschen können zu Inboxen werden, wenn du es zulässt.

3. Die zwei-Minuten-Regel
…besagt, dass nichts in deinem System landen sollte, wofür du weniger als 2/3/5 Minuten brauchst (die Zeit kannst du selbst wählen). Das hat ganz simpel den Grund, dass das Organisieren selbst Zeit in Anspruch nimmt. Ich gestehe, dass ich diese Regel in Ausnahmefällen breche, um mich selbst zu motivieren… ein tolles Gefühl, ein Häckchen zu setzen!

4. Leere deine Inboxen regelmäßig und vor allem komplett

…wenn du Dir nicht genug Zeit für die Leerung der Inboxen genommen hast, lerne daraus und nimm Dir beim nächsten Mal mehr Zeit. Wenn du nur eine halbe Wochendurchsicht machst, gibst du Kontrolle ab an Zeit die verstreicht und somit neue Aufgaben in deine Inboxen spült. Auch E-Mail Inboxen müssen am Ende der Wochendurchsicht leer sein. Für Sie gilt das selbe wie für den Briefstapel, der sich bildet, wenn man ihn nicht beseitigt.

In der Wochendurchsicht wirst Du jede Inbox leeren und entschieden, ob und wenn ja, was passieren muss. Passiert dies nicht, wird man schnell vom aktiven Verhaltensmuster (geplante Aufgabe – eigene Bestimmung, wann, wo und wie erledigt wird) zum reaktiven (ich muss umgehend reagieren um Konsequenzen zu vermeiden) und somit “unproduktiven” Verhaltensmuster gezwungen.

Du nimmst also jedes Stück Papier und schaust dir jede E-Mail wenigstens flüchtig an. Werbebriefe landen im Müll, genauso wie die Briefe der GEZ- auch E-Mails, die man nicht beantworten möchte, sollten in der virtuellen Ablage “P” landen und der Wahlbenachrichtigungszettel landet im Referenzmaterial. So leeren sich gerade E-Mail Inboxen meist sehr schnell. Wenn ich nicht entscheiden möchte, ob etwas mit der Idee, dem Brief, der E-Mail usw. passieren soll, so kommt ein Eintrag auf eine “Vielleicht/Irgendwann”- Liste (DA someday/maybe list) und kann somit zu einem anderen Zeitpunkt vielleicht verworfen oder doch zu einer Aufgabe/Projekt gemacht werden. E-Mails, aus denen alle Informationen extrahiert wurden können ab ins Archiv oder wahlweise gern auch ins digitale Nirvana geschickt werden.

Für jede Aufgabe die Anfällt oder aus einer Idee wächst, wird entschieden, ob es sich um einen Einzelschritt oder ein Projekt aus zwei oder mehr Aufgaben handelt. In beiden Fällen entscheide ich mindestens den nächsten Schritt. Dieser nächste Schritt landet dann auf einer Kontextliste (DA @Lists). Es ist bei Projekten zwingend notwendig, weiter Projektlisten zu führen, auf denen jede Einzelaufgabe eines Projektes noch einmal notiert ist. Sonst hat man irgendwann die letzte definierte Aufgabe eines Projektes erledigt und das Projekt wird trotzdem nicht weiter geführt oder sogar vergessen, weil keine weiteren Aufgaben definiert wurden.

Zurück zu Kontexten. Ein Kontext beschreibt einen “Umstand”, der es ermöglicht, eine Aufgabe zu lösen. Der Umstand kann ein Ort (@Arbeit, @Daheim, @Ikea), eine Person (@Chef, @Freund) oder ein Werkzeug (@Mac, @Internet, @Telefon) sein. Die Detailtiefe und die Vielzahl der Kontexte wird von Person zu Person unterschiedlich sein.

Einzelaufgaben in Kontexte zu stecken bildet den Transfer von klassischen ToDo Listen auf denen man meist nur den Namen des Projektes geschrieben hat, jedoch nicht, was passieren muss; zu einem System welches einem sagen kann, was man jetzt gerade erledigen kann und alles andere ausblendet. So wird aus “Umzug organisieren” Einzelaufgaben wie: “Recherche nach günstiger Autovermietung” (@Internet), “Mietwagen reservieren” (@Telefon), “Freunde zum Tragen helfen motivieren” (@eMail), usw.

Probiert das “Verfahren” selbst aus und Ihr werdet vielleicht mitbekommen, wie sich die Hürde zur Erledigung einer Aufgabe senkt und Sachen weniger nicht mehr vor sich her schiebt. Ich stelle die These auf, dass eine gute Organisation meiner Aufgaben bei mir die Produktivität enorm gesteigert hat. Auch das Gefühl, dass man beim Anblick einer seiner leeren Inbox bekommt, ist nicht gerade schlecht.

Wochendurchsicht heißt übrigens nicht, dass man diese Prozedur nicht auch in kürzeren Abständen als einer Woche machen kann.

Ich hoffe ich konnte den Blick in einen unklaren Bereich schärfen oder das Wissen Einiger etwas auffrischen.

Maximilian

Nachdem ich dem netten Herrn meine Produktnummer, Anschrift, E-Mail Adresse und die Kreditkartennummer durchgegeben habe,  war die Arbeit für mich schon so gut wie getan.

Ich habe dort gestern um 17 Uhr angerufen und um 11 Uhr klingelt heute ein UPS Mann an meiner Tür und gibt mir das Päckchen mit den neuen Kopfhörern.

Im Päckchen befand sich weiter noch ein Rücksendeschein inklusive gepolstertem Umschlag für die defekten Kopfhörer.

Man kann sagen, ich bin sehr zufrieden

Maximilian

Seit dem iPhone OS3.0 kann man mit dem iPhone Sprachmemos und erstaunlich guter Qualität aufnehmen.

Aufgenommene Sprachmemos findest du auf deinem Mac/PC in iTunes in der lokalen Playlist “Sprachmemos”, welche automatisch angelegt wird (und somit nicht offensichtlich einfach zu finden ist). Die Dateien werden in eurem iTunes Library Ordner abgelegt. Einfacher findet Ihr die Datei mit einem Rechtsklick auf das Objekt in der Playlist.

Um auf dem iPhone bei deutschem Tastaturlayout die Umlaute (ä ö ü ß) zu schreiben, bleibst Du mit dem Finger einfach für einen Moment jeweils auf dem verwandten Buchstaben und es wird sich eine Reihe mit den Umlauten über der Taste öffnen.

Der Vollständigkeit halber erkläre ich euch noch die so oft erwähnte Funktion Cut Copy & Paste (zu Deutsch: Ausschneiden, Kopieren und Einfügen). Ihr könnt mit dieser Funktion Programmübergreifend Texte und Objekte bewegen oder duplizieren. So war es vor OS3.0 nicht möglich mehrere Bilder vom iPhone in einer E-Mail zu versenden. Seit 3.0 kann man einfach mit einem Klick auf Fotos auf dem Springboard (Hauptmenü) die Fotoübersicht öffnen und dort (leider nur) einzelne Bilder mit dem Verweilen mit dem Finger auf dem Objekt das Kopier Menü öffnen…

…und dann mit der gleichen Prozedur in einer E-Mail wieder einfügen.

Das Prozedere lässt sich auch auf Text anwenden, wobei dort die Auswahl mit dem verschieben der blauen Nubbel erweitern oder verkleinern lässt.

Bei den Werkzeugen zum Sammeln kann man zwischen Hightech, Midtech und Lowtech unterscheiden. Hightech wäre zum Beispiel das iPhone, das Notebook oder der PDA/Blackberry, den man immer bei sich trägt; Midtech wäre ein auf GTD Optimieres Notizbuch und Lowtech wäre zB. Stift und Papier. Parameter die bei der Wahl des Sammelwerkzeuges eine Rolle spielen sollten sind: Geschwindigkeit, Flexibilität und vor allem Verfügbarkeit.

Eure Gedanken sollten bei der Wahl neben euren persönlichen Vorlieben um diese Faktoren kreisen und am besten testet Ihr verschiedene Arten zu Sammeln aus und vergleicht anhand der Parameter.

Wie sammele ich?

Als ich mit GTD anfing beschränkte sich der Einsatzbereich auf mein Arbeitswesen und ich hatte immer meinen Laptop vor der Nase. Somit bestand kein Problem, alles direkt in den Computer in die Software Things einzugeben.

Als ich GTD jedoch auch im Privaten umsetzte, stellte ich recht schnell fest, dass ich den Laptop nur selten zur Hand hatte. Ich brauchte also eine neue Inbox, das im GTD Jargon “Ubiquitous Capturing Device” (allgegenwärtiges Sammelwerkzeug) genannte Etwas. Ich verfolgte lange Zeit den Plan einen iPod Touch oder ein iPhone zu erwerben und dann darauf die mobile Version von Things, OmniFocus bzw. Remember the Milk zu verwenden. Das passte allerdings zu dem Zeitpunkt nicht in den Finanzplan und ich entschied mich (nicht zuletzt inspiriert von div. Artikeln) für ein Moleskine A6 Notizbuch, welches ich bei keinem Gang aus dem Haus hier liegen lasse. Für die Schrift sorgt ein Spacepen, welcher kompakt genug ist um immer mit in der Gesäßtasche am Strap des Moleskines Platz zu finden.

Ich versuche diese Inbox mindestens alle zwei Tage zu ‘leeren’ und erleichter mir die Arbeit, indem ich simple Symbole für Aufgaben, Rückfragen, Termine, E-Mails oder allgemeine Informationen verwende.

Jede Notiz hat ein Datum.

Was mir noch ganz gut am Moleskin gefällt, ist die Tasche im hinteren Einband, in der bei mir oft Visitenkarten, Fahrscheine oder Briefmarken eingesteckt werden. Weiter habe ich immer verschieden farbige mini- Post-It Notes auf den letzten Seiten dabei.

Erweitern des Buches

Mein Moleskine Buch wurde von mir jetzt auch um Projekt- und Kontextlisten erweitert, da ich wie bereits erwähnt nicht immer den Laptop bei mir habe. Das Buch dient nun nichtmehr ausschließlich dem Sammeln. Bei der Entscheidung, was nun auf die Listen im Buch kommt und was im Laptop landet, versuche ich die Kontexte einfach zu trennen. Die meisten Arbeitssachen finden in Things weiterhin ihren kuscheligen Platz in netten “getagten” Projektlisten. Alles, was ich auch unterwegs erledigen kann findet fortan im Buch Platz.

Für Projekte habe ich mir blaue Reiter gebastelt, die ich beliebig im Buch versetzen kann und sich auf Reserve im hinteren Teil des Buches neben den Post-Its wohl fühlen.

Umstieg auf Hightech?

Ich probiere zur Zeit viel Software auf dem iPhone aus und werde demnächst ein Résumé ziehen und die Ergebnisse hier einstellen.

Und Du?

Meine Fragen an Dich:

Wie sammelst du Informationen? Arbeitest du dabei noch mit deinem Kopf? Kennst du den Moment in dem Du sagst “irgendwas war doch noch?!” oder hast Du immer alles genau auf dem Schirm auch ohne Dir Notizen oder Listen zu erstellen?

Ich bin gespannt,

Maximilian

Da ich seit Neuestem auch Benutzer eines iPhone 3G bin und nerdtypisch nie etwas wie ein User Manual dazu gelesen habe, entdecke ich fast jeden Tag ein cooles Feature.

Das Mic bei den mitgelieferten Kopfhörern ist zum Beispiel gleichzeitig ein Knopf zum Musik starten und stoppen und zum Anrufe annehmen.

In der Mail Auflistung kann man mit einem “Wisch” nach rechts die Mail zum löschen markieren oder mit “Bearbeiten” rechts oben gleich mehrere Mails entfernen.

Wenn man das iPhone bei der Texteingabe schüttelt, poppt ein Menü auf, bei dem man dann Texteingabe rückgängig machen kann.

Dank @bfoo habe ich jetzt auch trotz Vertrag bei T-Mobile die Tethering Funktion und kann das iPhone als Modem benutzen.

Screenshots macht man mit dem HOME und dem POWER Key.

Mal sehen, was ich noch so raus finde. Vielleicht stell ich euch bald ein paar Apps aus dem AppStore vor.

Maximilian